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幹事様の体験談

二次会招待&出欠確認について 二次会招待&出欠確認について

二次会招待&出欠確認について 家族婚やリゾート婚など、小規模婚が主流になってきた現代。友達を招いて開催する二次会は、「世話になったお友達へのお披露目会」として、ここ数年で開催される数が増えており、規模も大きくなっています。そこで悩ましいのが、「二次会へ招待する友達をどこまでにするか」「出欠の確認はどうするか」の二点です。
ここでは二次会の幹事様の体験談を交えて、招待にあたっての注意事項や出欠確認のノウハウをお伝え致します。

声のかけすぎは欠席率を高める

新郎新婦は仕事柄外部の人と接触が多く、知り合いの多い方でした。
そこで二次会は友人を大勢集めて盛り上がりたい、と考えていました。新郎新婦にはあらかじめ招待したい方のメールアドレス一覧を提出してもらいました。念のため、幹事から二次会のお知らせが送信される旨も伝えてもらいました。これは、スムーズに連絡を取り合うために有効だったと思います。結果、保留も合わせて80名程来てくれることになりました。
その後、一週間前に再度出欠確認のメールを送信しました。そうしたら今度は欠席者が多く、結局60名程に。どうも新郎新婦は特別親しい間柄ではない方にも声掛けをしたようで、人数が減ってしまいました。40代ともなると立場上忙しい方が多く、仕事や育児の都合でキャンセルという方が多かったです。さらに既に結婚している方が多く、20~30代の頃のように出会いを求めて来る方は少なかったのかもしれません。あまりガツガツしていない世代だったんでしょう。
結局、当日はドタキャンも含め、50名前後になってしまいました。幹事としては大幅に人数が減ったことで店に気を使い、疲れたかな。
そこで、新郎新婦にお願いです。二次会は「この人だったら本当に来てくれるだろう」という方だけに絞って声を掛けるようにした方が人数の増減が少なく、幹事の負担が減ると思いますよ。

全招待者の1割はドタキャンの可能性

会社の同僚の二次会の幹事を、同じく同僚の男性と一緒に引き受けました。新郎新婦には声をかけてほしい友人のメールアドレス一覧を提出してもらいました。
私はこの二次会用に一つ新しいフリーメールアドレスを取得しました。二次会のお知らせメールには、二次会が終わったらこのメールアカウントを削除する旨を明記しました。この方法は出席者の信用を得る上で良かったかな。返信には①出欠席の確認②名前③携帯電話番号を明記してもらいました。結果、50名近く出席出来るという返事が来ました。
そして当日、受付に来ない人が6,7名・・・。「体調不良や仕事の関係で」と、きちんと連絡をくれる方もいましたが、何も連絡が無い方も。メールで訪ねても返信なし。そして電話してみたら「すみません・・・」って。 一般的に全招待者の1割はドタキャンって思え、と聞いたことがありますが、本当にそうだな、と思いました。幹事さんは、「全体の1割はドタキャン想定」で予算を組むことをおすすめします。

黒字にこだわらない

新郎新婦から、会費を男性6,000円、女性5,000円でやってほしいと依頼がありました。足が出た分は自分達が補填するとのこと。本当に出来た人達だと思いましたよ!
以前、ある友達の2次会に出席した時のことを思い出しました。新郎新婦が、がめつい(笑)関西人で、2次会の会費の浮いた分を自分達の新婚旅行費に充てようと企んでいたとか。当然一人あたりの会費は高くなるし、料理やお酒は足りないし。ホストとしてのおもてなしの心が無いですよね。今回の幹事を引き受ける新郎の前で、そんな愚痴を垂れたことがあったのかもしれません。
2次会の幹事さんに言いたいのは2点。黒字にこだわらないで!ということ、そして、招待客の負担を減らすためには、新郎新婦にも赤字補填をお願いすることです。 その関西人夫婦は、だんだんと友達が周りから離れていきました。普段の日常生活でも自己中心的な考えが多かったように思います。人のふり見てわが振り直せとはこのことですね。

早めの準備が吉

結婚式、二次会に大切なのが準備!頼まれたのがかなり直近だったので不安でした。おめでたいことなので特に何も言わず引き受けました。
調べて見ると半年から2か月前ぐらいまでには二次会幹事に頼むのがベター。自分の時の参考になりました。
急いで参加者リストを作成。新郎新婦から声を掛けてもらいましたが、返信がなかなかもらえず参加予定人数が決まらない・・・時間だけが過ぎていくあわただしい準備時間。
焦る私たち・・・それ以上に焦る新郎新婦。催促もできないし二次会会場も決めることができない!!
バタバタでの準備で何とか格好はついた結婚式二次会でしたが、もう少し早く言ってくれれば・・・と何度も思ってしまう場面がありました。
何事も早めの準備が吉!

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