how to 受付｜プルメリアウェディング

受付を担当する方は 結婚式の二次会で受付を担当する方は、幹事様以外の方が良いでしょう。当日、幹事様は会場全体を見て動かなくてはならないため、受付まで手が回らないからです。当日、ゲストを迎える大事な役割がありますし、お金の受け取りをする場でもありますので、受付は信頼出来る人にお願いをすると良いでしょう。

また、結婚式の二次会というおめでたい席に相応しい、明るい雰囲気を持った方が受付に向いています。普段から笑顔が素敵な方、ヘアスタイルや服装に気をつけている方などがおすすめです。受付担当者は新郎側から1～2名、新婦側から1～2名程度選出するのが望ましいでしょう。

受付の業務内容 結婚式の二次会での受付担当者は、主に以下の業務内容をこなすことになります。

まずは、来場したゲストの名前を伺って、用意しておいた名簿にチェックします。名簿は、二次会への出席者が把握できた段階で作っておきましょう。

次に、ゲストから二次会の会費を受け取ります。ご祝儀とは違い、袋に入れないものです。ゲストの手からしっかりと受け取り、金額を確認して下さい。ゲストの対応が終わったら、ゲストの人数と会費を照合して、幹事に届けます。預かった会費の合計金額は、数回数え、本当に合っているかどうか念入りに確認しましょう。

受付を担当するときの確認事項 受付を担当する場合に確認しておきたい点を挙げてみます。

・二次会の受付担当者や幹事担当者の把握
当日、二次会の運営に関わるメンバーの顔と名前は必ず把握しましょう。また、業務内容やタイムスケジュールも合わせて確認しておきます。受付担当者が複数の場合は、ゲストから名前を聞いて名簿にチェックする係、ゲストから会費を受け取る係と役割を分担しておくと良いでしょう。
・必要なものを誰が準備するか
二次会の受付の際に必要な名簿や筆記用具などを、誰が準備するのかを決めておきます。受付で必要なものは、ほかにお釣用のお金や会費を集金するための箱、電卓などがあります。必要なものがそろっていないと、当日受付で手間取ったりゲストを混乱させてしまうことになるので注意しましょう。
・会費は最終的に誰が預かるか
ゲストから頂いた会費を集計したあと、最終的に誰が預かるのかを決め、当日も確認しましょう。この役割は幹事様が担うケースが多いですが、ほかのメンバーが担当する場合もあります。とにかく、責任感があり信頼されている方が担当するのが良いです。
・会費とは別にご祝儀やお祝いの品がある場合はどうするか
結婚式の二次会では、通常は会費のみでご祝儀は要りません。しかし、披露宴に参加できなかったゲストが二次会で会費とは別にご祝儀を持って来たり、新郎新婦に充てたお祝いの品を持ってくることがあります。そのような場合に、受付で受け取るかどうかということを、あらかじめ決めておきましょう。
・二次会開始時間になっても来ていないゲストがいる場合の対応
そろそろ二次会が始まるという時間になっても、会場に来ていないゲストがいる場合、二次会開始後も受付を続けるか否かを決めましょう。
・会場内設備の把握
ゲストから、クロークの位置やトイレの位置などを聞かれる場合もあります。会場内の設備をしっかりと把握して、スムーズに案内出来るようにしておくと安心です。また、ゲストを席まで案内できる余裕があれば、積極的に対応すると親切です。